Quy định về tra cứu, sử dụng, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử mới nhất được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020. Trong quá trình thực hiện chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử không phải đơn vị, doanh nghiệp nào cũng nắm được, vậy cụ thể các quy định này như thế nào?
Mục Lục
1. Nguyên tắc tra cứu, sử dụng, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử
Thông tin về hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tài sản bảo mật của mỗi doanh nghiệp, đồng thời cũng là thông tin đảm bảo tính chính xác, minh bạch khi làm việc với Cơ quan thuế, chính vì vậy khi tra cứu sử dụng, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử doanh nghiệp đơn vị phải thực hiện dựa trên nguyên tắc nhất định. Tại Điều 44, Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ 3 nguyên tắc khi thực hiện tra cứu, sử dụng và cung cấp, hóa đơn điện tử như sau:
Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin HĐĐT được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.
Việc tra cứu, cung cấp thông tin HĐĐT phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.
Việc sử dụng thông tin HĐĐT được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin; đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Quy định về tra cứu, sử dụng, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử
Khi thực hiện tra cứu, sử dụng, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đơn vị, doanh nghiệp lưu ý thực hiện đúng quy định để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.
2.1 Quy định về tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường
Đối với việc tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, doanh nghiệp đơn vị cần lưu thực hiện theo quy định tại Điều 45, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Theo đó, khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về HĐĐT phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu HĐĐT.
Ngoài ra, trong trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn điện tử theo hình thức nhắn tin.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.2 Quy định về đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 46, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin HĐĐT.
Về đối tượng cung cấp thông tin: Tổng cục Thuế là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương. Cục Thuế, Chi cục Thuế cung cấp thông tin đối với đề nghị của cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp.
Về đối tượng sử dụng thông tin: Các bên sử dụng thông tin HĐĐT bao gồm:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ;
Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin HĐĐT để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường;
Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng;
Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
2.3 Công bố, tra cứu thông tin hóa đơn điện tử
Quy định về công bố, tra cứu thông tin HĐĐT được Chính phủ quy định tại Điều 48, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, nội dung thông tin HĐĐT được cung cấp trên Cổng thông tin điện tử là các nội dung của HĐĐT theo quy định tại Điều 10, Nghị định này và tình trạng hóa đơn điện tử.
Thông tin HĐĐT cung cấp dưới dạng văn bản điện tử và dữ liệu điện tử được ký bằng chữ ký số của Tổng cục Thuế hoặc dưới dạng tin nhắn do Tổng cục Thuế cung cấp cho bên sử dụng thông tin là cơ quan quản lý nhà nước thông qua số điện thoại được công bố chính thức tại văn bản gửi Tổng cục Thuế.
Việc hiển thị thông tin HĐĐT trên hệ thống của doanh nghiệp phải theo thứ tự các nội dung HĐĐT theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.
Khi có yêu cầu được cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, trong thời gian không quá 05 phút kể từ khi nhận được yêu cầu, Cổng thông tin điện tử phản hồi cho bên sử dụng thông tin. Đối với thông tin hóa đơn điện tử sẽ thông báo lý do trong trường hợp hệ thống gặp sự cố hoặc không có thông tin hóa đơn điện tử. Trong trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin với số liệu lớn thì thời hạn cung cấp thông tin HĐĐT do Tổng cục Thuế thông báo.
3. Trách nhiệm của Tổng cục Thuế và các bên sử dụng thông tin
Bên cạnh những quy định về tra cứu sử dụng, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử thì trách nhiệm của các bên khi thực hiện quản lý, khai thác và sử dụng thông tin HĐĐT cũng được phân chia rõ ràng. Cụ thể, tại Điều 52, Điều 53 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm của Tổng cục Thuế và các bên sử dụng thông tin như sau:
Đối với Tổng cục Thuế:
Có trách nhiệm xây dựng, triển khai, quản lý vận hành Cổng thông tin điện tử;
Quản lý việc đăng ký sử dụng thông tin HĐĐT, chứng từ điện tử của bên sử dụng thông tin;
Triển khai, công bố địa chỉ thư điện tử và số điện thoại phục vụ việc cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Xây dựng, công bố các yêu cầu kỹ thuật để kết nối với Cổng thông tin hóa đơn điện tử.
Trường hợp tạm ngừng cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế thực hiện thông báo với các bên sử dụng thông tin. Nội dung thông báo phải nêu rõ khoảng thời gian dự kiến phục hồi các hoạt động cung cấp thông tin.
Đối với các bên sử dụng thông tin:
Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin, đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Trang bị đầy đủ phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để bảo đảm thực hiện việc tra cứu, kết nối, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
Thực hiện đăng ký để được cấp quyền truy cập, khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
Quản lý, bảo mật thông tin tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử, số điện thoại nhận tin nhắn tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử do Tổng cục Thuế cấp.
Đảm bảo việc xây dựng, triển khai, vận hành hệ thống tiếp nhận thông tin hóa đơn điện tử.
4. Hóa đơn điện tử E-invoice và sự an toàn bảo mật thông tin
Hóa đơn điện tử E-invoice là một trong những sản phẩm được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Và là một trong những sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng ưu việt. E-invoice không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ hóa đơn điện tử tiêu chuẩn mà còn có nhiều tính năng nâng cao, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn chứng từ dễ dàng.
Điểm đặc biệt ở phần mềm E-invoice không thể không kể đến việc ứng dụng công nghệ Blockchain vào quản lý hệ thống phần mềm. Công nghệ Blockchain sử dụng các thuật toán phức tạp cùng khả năng vô hiệu hóa sự can thiệp chỉnh sửa dữ liệu, giảm thiểu tối đa các lỗi, sai sót có thể xảy ra.
Blockchain được cài đặt trên phần mềm E-invoice tạo ra hàng rào siêu bảo mật, độ an toàn gần như là tuyệt đối trước nguy cơ bị sửa đổi hay đánh cắp dữ liệu hóa đơn. Đồng thời hóa đơn điện tử E-invoice sẽ được kiểm duyệt thông qua đa điểm, tạo sự an toàn và tính minh bạch cao.
Bên cạnh việc đưa công nghệ Blockchain cài đặt trên phần mềm E-invoice thì Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã được tổ chức TÜV Nord cấp chứng chỉ ISO/IEC 27001:2013 – một trong những chứng chỉ uy tín nhất về an toàn bảo mật thông tin quốc tế.
Vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 mọi thông tin về HĐĐT được quản lý nghiêm ngặt, siết chặt khâu quản lý đầu vào và đầu ra, hạn chế được những rủi ro, đe dọa tài sản thông tin của các đơn vị, doanh nghiệp sử dụng phần mềm E-invoice, bảo mật, toàn vẹn tài sản thông tin cho khách hàng.
Để được đảm bảo an toàn thông tin, thực hiện đúng các quy định về tra cứu, sử dụng, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn theo địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Tổng đài 24/7: 19004767/ 19004768
Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội.
