Microsoft Excel là Ứng dụng văn phòng được sử dụng nhiều, nhưng không phải kỹ năng cơ bản Excel nào bạn cũng biết, đọc ngay bài viết này nhé
Nắm rõ thanh công cụ Ribbon
Đây là kỹ năng cơ bản Excel bạn cần nắm rõ đầu tiên.
– Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, PageLayout, Formulas, Data, Review, View, Developer, Add –Ins. Khác với phiên bản Excel 2003, Excel 2013 có giao diện trực quan hơn, ưa nhìn và dễ dàng sử dụng hơn.
Chức năng của các Ribbon:
+ Home: Chứa các nút lệnh thường xuyên sử dụng như: định dạng, font chữ kiểu chữ, sao chép, cắt dán, định dạng các mẫu có sẵn…
+ Insert: Chứa các công cụ chèn bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…
+ PageLayout: Các nút lệnh hiển thị bảng tính và in ấn.
+ Formulas: Cung cấp các công thức toán học, điều khiển quá trình tính toán và theo dõi công thức.
+ Data: Chứa các nút lệnh nhằm trao đổi với dữ liệu trong và ngoài Excel.
+ Review: Chứa các lệnh kiểm tra chính tả, thêm chú thích…
+ View: Là nơi thiết lập chế độ hiển thị của bảng tính: phóng to, thu nhỏ…
+ Add – Ins: Chứa các hàm, tiện ích bổ sung.
+ Developer: Công cụ dành cho các lập trình viên.
Những hàm cơ bản của Excel – Kỹ năng Excel cơ bản
Kỹ năng Excel cơ bản – Hàm tính tổng các đối số
– Công dụng của hàm Sum: Hàm SUM trong Excel thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính. Sử dụng hàm Sum trong Excel giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức so với cách tính thủ công thông thường, đâu là kỹ năng Excel cơ bản bạn cần nhớ kỹ.
– Cú pháp: =SUM (number 1, number 2, …)
– Chức Năng: Tính tổng number 1, number 2, …
Kỹ năng Excel cơ bản – Hàm tính trung bình cộng
– Công dụng hàm Average: Hàm AVERAGE là hàm cơ bản trong Excel hỗ trợ tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính Excel, hỗ trợ người dùng tính toán nhanh hơn nếu số lượng phần tử trong dãy lớn và dài.
– Cú Pháp: AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)
- Trong Đó:
- Number1: bắt buộc
- Number2, Number3,…: tùy chọn.
Hàm AVERAGE có tối đa 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số. Một đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic, văn bản hay ô rỗng thì những giá trị đó sẽ bị bỏ qua, trừ giá trị 0 hoặc được nhập trực tiếp vào danh sách đối số.
Hàm cho giá trị lớn nhất, nhỏ nhất
– Công dụng hàm Min/Max: Cách sử dụng hàm MAX và hàm MIN để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hay vùng dữ liệu, đây là 2 hàm cơ bản của Excel.
– Cú Pháp:
- MAX (number 1, number 2, …)
- MIN (number 1, number 2, …)
- Trong Đó:
- Number 1, number 2 là các đối số hoặc vùng dữ liệu.
- Trong Đó:
– Chức Năng: Trả về giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hoặc vùng dữ liệu có chứa số
Hàm đếm dữ liệu/đếm số ô không trống
- Hàm Count để đếm dữ liệu, các đối tượng trong chuỗi trong một bảng tính nhất định
- Hàm Counta trong Excel là hàm cho phép bạn đếm những ô có dữ liệu trong một phạm vi nào đấy.
– Cú pháp hàm Count/Counta
- Counta (Value1, [value2], [value3],…)
- Trong Đó:
- Value1 là đối số bắt buộc, là vùng dữ liệu cần đếm.
- Value2 và Value3 là các tùy chọn vì được đặt trong dấu [], không bắt buộc có.
- Trong Đó:
- COUNT(vùng chọn để đếm)
- Ý Nghĩa: Dùng để đếm số ô chứa dữ liệu Số trong vùng được chọn.
Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel
– Công dụng hàm Days: Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel
– Cú pháp: DAYS(end_date, start_date).
- Trong đó:
- end_date: Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
- start_date: Là ngày đầu tiên muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
Hàm trả về ngày và giờ hiện tại
– Công dụng của hàm Now: Nếu bạn muốn hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên trang tính hoặc muốn tính toán dựa trên thời gian hiện tại thì hàm NOW là giải pháp dành cho bạn.
– Cú Pháp: = NOW ()
- Cú pháp hàm NOW không sử dụng đối số.
- Kết quả của hàm NOW được cập nhật khi bạn thực hiện một công thức hoặc edit một ô giá trị chứ không cập nhật liên tục.
– Chức Năng: Trả về giá trị ngày tháng năm và giờ phút hiện hành.
Hàm VLOOKUP hay còn gọi là hàm tham chiếu cột
– Khác với hàm if, hàm vlookup hay còn gọi là hàm tham chiếu cột, nó lấy thông tin từ bảng phụ với điều kiện dò tìm ở bảng chính để điền vào cột nào đó của bảng chính nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.
Chú ý: Bài toán về hàm vlookup thường cho ra khi bắt ta tham chiếu cột từ một bảng phụ cho trước.
Cú pháp hàm vlookup:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Giải thích cú pháp:
lookup_value: là giá trị để tham chiếu có thể là một ký tự, chuỗi ký tự, tham chiếu hay giá trị nào đó của bảng chính.
table_array: vùng chứa dữ liệu của bảng phụ (lấy vùng bằng cách dùng chuột quét cả bảng phụ). Luôn phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối bằng cách quét xong rồi nhấn F4 để có dấu $ đằng trước nhé
row_index_num: giá trị cần lấy ra thuộc cột mấy trong bảng phụ
range_lookup: muốn tìm chính xác hay tương đối (0 là chính xác, 1 là tương đối) thường giá trị này là 0 nhé.
HLOOKUP (giá trị tìm, mảng giá trị, chỉ số dòng) (kết quả sẽ trả về giá trị của một ô)
Hàm HLOOKUP là hàm excel nâng cao dùng dò tìm một giá trị ở dòng đầu tiên của một bảng dữ liệu. Nó sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy trên hàng mà chúng ta chỉ định. Hàm HLOOPUP thường dùng để điền thông tin vào bảng dữ liệu lấy từ bảng dữ liệu phụ.
Cú Pháp: Hlookup (giá trị đem dò, bảng giá trị dò, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm)
Giải thích:
Giá trị tìm kiếm: giá trị dùng để tìm kiếm, có thể là một chuỗi ký tự, một tham chiếu, một giá trị nào đó của bảng chính. Giá trị này phải có tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm.
Vùng dữ liệu tìm kiếm: Vùng chứa dữ liệu cần tìm. Vùng chứa dữ liệu tìm kiếm này thường nằm ở bảng phụ. Lưu ý: trong vùng dữ kiệu tìm kiếm này phải chứa giá trị tìm kiếm
Hàng trả về giá trị tìm kiếm: giá trị lấy ở hàng thứ mấy trong bảng phụ
Tham số: muốn tìm chính xác hay tương đối. Tham số này điền “0” nếu bạn muốn dò tìm chính xác, điền số “1” nếu muốn dò tìm giá trị tương đối.
Xem thêm: https://sme.vn/khoa-hoc-tai-chinh-doanh-nghiep-ngan-han/
Một số thao tác cơ bản của Excel – Kỹ năng Excel cơ bản
Hiện/ ẩn các phím tắt
Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó. Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Điều này giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà vẫn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc của mình.
Chọn tất cả dữ liệu
Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.
Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại
Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột hoặc cột thành dòng. Sau đây là cách thực hiện:
Chọn dòng (hoặc cột) cần chuyển, sau đó nhấn Copy trên menu (Ctrl+C)
Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào và chọn Paste Special trên menu (hoặc Alt+E -> sau đó nhấn phím S)
Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.
Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau
Khi bạn đã mở được nhiều bảng tín cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng tính có thể khiến bạn cảm thấy phiền phức. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng.
Tạo một Shortcut Menu mới – Kỹ năng Excel cơ bản
Về cơ bản có 3 Shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, bạn có thể thiết lập như sau:
File->Options->Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.
Với những kỹ năng Excel cơ bản trên đây, sme.vn chúc bạn cải thiện kỹ năng máy tính văn phòng của mình thành công.
My My – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: giaiphapthietkeweb.com, kyna.vn, dantaichinh.com,…)
