Có hai cách để nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, bạn có thể nộp hồ sơ bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử. Tuy nhiên, để có được sự chuẩn bị tốt nhất, việc cần làm trước tiên là liên hệ trực tiếp đến cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào.
Mục Lục
1. Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy
Hồ sơ cần chuẩn bị đối với cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy cụ thể như sau:
B1: Lập hóa đơn mẫu
Thao tác đầu tiên để lập hóa đơn mẫu đó là sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để khởi tạo mẫu hóa đơn.
Đơn cử, khi dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, để lập được hóa đơn mẫu đúng quy định, chỉ cần vào phần mềm và chọn “Khởi tạo mẫu hóa đơn”; hoặc, chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, tiếp đó chọn “3.1 Khởi tạo hóa đơn” là có thể tạo hóa đơn mẫu theo yêu cầu.
Cần lưu ý, sẽ có trường hợp một số chi cục thuế yêu cầu cung cấp thêm bản thể hiện hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy. Lúc này, việc cần làm trước khi in hóa đơn ra bản giấy là nhấn chuyển đổi hóa đơn giấy và nhấn ký điện tử lên mẫu hóa đơn.
B2: Lập quyết định sử dụng HĐĐT
Dựa theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính, tổ chức, doanh nghiệp sẽ lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
Cụ thể, bấm chọn chức năng “Phát hành hóa đơn” trên giao diện phần mềm E-invoice, kế đến chọn “2.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”.
Màn hình sẽ hiển thị bản Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử. Lúc này, chỉ cần hoàn tất thông tin và nhấn “In quyết định” ra giấy, đóng dấu là xong.
B3: Lập thông báo phát hành HĐĐT
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ được lập dựa theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/03/2011. Kế đến, chọn in ra giấy, ký và đóng dấu của doanh nghiệp.
Một phương án khác bạn có thể tham khảo là truy cập vào website https://thuedientu.gdt.gov.vn/ của Tổng Cục thuế để tạo Thông báo phát hành hóa đơn. Tiếp đó chọn tải xuống và in ra giấy.
B4: Nộp hồ sơ đăng ký
Sau khi hoàn thiện các bước Lập hóa đơn mẫu – Lập quyết định sử dụng HĐĐT – Lập thông báo phát hành HĐĐT, tổ chức, doanh nghiệp chỉ cần đem bộ hồ sơ hoàn chỉnh đã in ra thành bản giấy trước đó nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
2. Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng internet
So với việc đăng ký hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy thì phương thức nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử không có quá nhiều sự khác biệt. Theo đó, các bước để nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử cụ thể như sau:
B1: Tạo hóa đơn mẫu
Trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, tổ chức, doanh nghiệp sẽ bắt đầu khởi tạo mẫu hóa đơn. Đối với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn chỉ cần đăng nhập hệ thống, nhấn chọn “Mẫu hóa đơn” rồi chọn “Thêm mới”.
Tiếp đến, trên màn hình sẽ xuất hiện kho mẫu hóa đơn do phần mềm cung cấp, được thiết kế theo tiêu chuẩn của Cơ quan thuế. Bạn chỉ cần xem và lựa chọn ra mẫu hóa đơn phù hợp là có thể tạo hóa đơn mẫu một cách nhanh chóng.
Khi tạo xong hóa đơn mẫu, việc cần làm tiếp theo làm là ký số lên hóa đơn mẫu và xuất ra file word, tiếp đó lưu lại vào thiết bị (máy tính) đang sử dụng. Lưu ý, nên đặt tên thư mục bằng những ký tự không dấu, chẳng hạn: Mau_hoa_don.
B2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/03/2011. Cụ thể, bạn lựa chọn “Phát hành hóa đơn” và tiếp đến chọn “2.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”.
Màn hình sẽ hiển thị bản Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử. Lúc này, việc cần làm là hoàn thành đầy đủ các thông tin và nhấn “In quyết định”. Kế đến, bạn cần scan màu ra file ảnh, chèn ảnh vào file word mới rồi lưu lại trên thiết bị máy tính đang sử dụng. File nên được đặt tên không dấu, VD: “Quyet_dinh_su_dung_hoa_don_dien_tu”.
B3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và nộp hồ sơ đăng ký
Tại bước thứ 3, việc cần làm là lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử. Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách dưới đây:
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tuyến trên website của Tổng Cục thuế
Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến trên website của Tổng Cục thuế:
Truy cập trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử => tiến hành kê khai, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Cách 2: Nộp hồ sơ trên hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK)
Nếu chưa đăng ký tờ khai, chọn chức năng “Khai thuế” => chọn “Đăng ký tờ khai” và bắt đầu tiến hành đăng ký tờ khai theo hướng dẫn của hệ thống
Nếu đã làm đăng ký tờ khai, chọn chức năng “Khai thuế” => chọn “Kê khai trực tuyến” và bắt đầu tiến hành kê khai
Khi màn hình hiển thị giao diện “Kê khai trực tuyến”, tại mục “Tờ khai”, chọn loại tờ khai là “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” và chọn “Tiếp tục”
Khi màn hình hiển thị “Thông báo phát hành hóa đơn”, việc cần làm là hoàn thiện đầy đủ các mục thông tin được yêu cầu và nhấn “Hoàn thành kê khai”
Sau khi việc kê khai đã hoàn tất, chọn “Ký và nộp tờ khai” để kết thúc bước này
B4: Tra cứu và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Trước khi đi đến bước hoàn thiện nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đừng quên gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm có: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu.
Hướng dẫn cụ thể như sau:
Ấn chọn “Tra cứu”
Tại mục “Tờ khai”, chọn loại tờ khai “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” => chọn “Tra cứu”
Khi màn hình hiển thị kết quả tra cứu, trên cột “Gửi phụ lục”, chọn biểu tượng tệp của đúng tờ Thông báo phát hành hóa đơn vừa tạo để có thể gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Kế đến, chọn loại “Phụ lục” cần gửi => “Chọn tệp tờ khai” để tải lên bản Hóa đơn mẫu cùng với Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử đã lập
Sau cùng, nhấn “Nộp tờ khai” để có kết thúc bước 4 và hoàn thành quy trình nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Lưu ý, nếu chưa thực sự nắm rõ quy trình nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng để việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Được phát triển và vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, E-invoice hiện là phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất đang được nhiều doanh nghiệp FDI lớn lựa chọn, giúp bảo mật thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp sử dụng một cách tối đa.
Mọi thắc mắc về cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thông tin về giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/
