Email có phải là một gánh nặng ? Nguyên nhân gây ra nỗi sợ

Email có phải là một gánh nặng ? Đối với quan niệm của nhiều nhân sự khi thực hiện công việc thì email quả thực là một nỗi ác mộng. Qua nội dung sau đây hãy cùng tìm hiểu về email công ty tác nhân dẫn tới nỗi khiếp lo lắng cho mọi nhân viên nhé

Email có phải là một gánh nặng ?

Tại Mỹ, vào những năm 1980, máy tính để bàn bắt đầu được kết nối với nhau qua mạng. Cũng từ đây, mail nổi lên như một công cụ hàng đầu để chuyển thông tin đi khắp văn phòng, rồi kết nối mọi người ở mọi nơi. Một nghiên cứu từ đại học California đã cho thấy giai đoạn 1965 – 2006 có khả năng chia ra làm hai thời đại: trước khi có email và một khi email có mặt. Trước khi có email, công nhân viên dành khoảng 45% thời gian tại công sở cho các cuộc họp đã đặt lịch, và 20% cho công việc bàn giấy. Kể từ khi có email, phần trăm % của hai ý Việc này được hoán đổi.

>>>Xem thêm :Capitech có bán những gì? Sản phẩm nào nổi bật nhất?

Email có phải là một gánh nặng ? Khi email trở thành hệ chính thức tại công sở

Nghiên cứu của các nhà khoa học máy tính cho chúng ta thấy việc trao đổi thông tin cùng lúc trong nhóm làm việc (bằng cách họp mặt trực tiếp hoặc conference call) sẽ hiệu quả hơn là một mail Thông báo (mà không phải ai cũng đọc ngay khi nhận được). Và số người nhận email càng đông, thì email càng kém đạt kết quả tốt, thay vì hỗ trợ hoạt động.

Chúng ta kỳ vọng có khả năng thay một cuộc gọi điện thoại bàn công việc bằng một mail ngắn gọn, tuy nhiên thực tế, những việc thời gian trước sẽ được giải quyết trong vài phút trên điện thoại thì nay cần hàng chục mail hoặc tin nhắn chat qua lại để bố trí. Với những mail có nhóm người nhận lớn hơn, sự khó khăn càng nâng cao.

Một đồng nghiệp không góp ý có phải vì người đấy chậm trễ, hay chính hệ thống lọc spam tự động đã đẩy mail sang hộp Thư rác? Và khi nào thì một quyết định đạt được đồng thuận trong trao đổi email nhóm? Bạn nhận được email có nghĩa là được đòi hỏi trả lời, hay bạn có khả năng im lặng mà không cần tham gia ra quyết định? Quan điểm của bạn đã được hiểu đúng hay chưa, hay bây giờ bạn phải cần làm rõ bằng một mail tiếp theo? Thực tế hàng ngày các nhân viên văn phòng đang va phải những câu đố này trong lúc gởi qua gởi lại mail.

Tại nhiều công ty công nghệ

Thay vì một loạt công cụ chat nhiễu loạn thì người ta sử dụng Scrum – một “khung cộng tác” rộng rãi trong giới tăng trưởng ứng dụng. Các nhóm lập trình dùng Scrum để tách quá trình nỗ lực của họ thành giai đoạn “nước rút”, mỗi group tập trung xử lý một tính năng của ứng dụng đang được khai triển.

Trong các cuộc chạy nước rút

Email có phải là một gánh nặng ? Kéo dài từ 1 – 4 tuần, cả group sẽ họp hằng ngày 1 lần. Mỗi người đều có khả năng phát biểu, mô tả về những gì họ đã hoàn thiện hôm qua và những gì sẽ làm hôm nay và báo cho những người phù hợp biết nếu như cần hỗ trợ. Những cuộc họp thường duy trì khoảng 15 phút. Đối với hơn 12 triệu nhà phát triển phần mềm, khung làm Việc này dường như đang đạt kết quả tốt. Như vậy, sự gặp gỡ, trao đổi thông tin cùng lúc đó và trực tiếp nếu như được tổ chức thích hợp sẽ mạnh hơn ta tưởng.

>>>Xem thêm :Học ngành quản trị nhân sự ra trường có thể làm những công việc gì?

Nỗi ám ảnh mang tên mail

Mail luôn là một trong các nỗi sợ lớn nhất thường trực trong tâm trí của tất cả mỗi cá thể và tại Care with love việc làm này không phải là ngoại lệ. Khi khối lượng người tiêu dùng cũng như bộ phận quá là nhiều, các nhân viên của chúng tôi buộc phải trao đổi email liên tục với nhau để xử lý các điểm phát sinh một cách nhanh chóng nhất.

Tuy vậy, phương pháp này lại không thể nào tốt nhất được năng suất làm việc của cấp dưới. Bên cạnh những dấu hiệu vượt trội như mau chóng, dễ dàng để sử dụng, thì email còn mang những bất lợi rất khó khắc phục có thể nói đến như dễ bị bỏ xót việc, hay thất lạc…

Họp hành là sự lo lắng hãi

Họp là một hình thức giao tiếp cũng như thuộc một phần tất yếu trong công sở. Tuy nhiên không phải bất kì nhân sự nào cũng hào hứng với điều đó. Tại doanh nghiệp Care with love cũng vậy, có có nhiều khi toàn bộ mọi người sẽ trở nên nản lòng cực độ với những buổi họp định kì hoặc đột xuất.

“Họp hành có nhiều khi sẽ trở thành gánh nặng nếu diễn ra quá nhiều và không đúng cách” chị Trần Lương Thanh Thuỷ, nhân sự tại công ty Care with love share.

Email có phải là một gánh nặng ? Là một trong các công ty hàng đầu về chăm sóc bà mẹ và trẻ sơ sinh, Care with love tự hào đem lại dịch vụ cho hơn 300 người sử dụng mỗi tháng với đội ngũ nhân sự đông đảo. Điều này giống với những cuộc họp, mail dài luôn hiện diện mỗi ngày, vậy đâu là cách cho nỗi lo này?

Qua bài viết trên đã cho các bạn biết về Email có phải là một gánh nặng ? Nguyên nhân gây ra nỗi sợ. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích đối với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian để xem qua bài viết của sme.vn nhé.

>>Xem thêm Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện trên App Mobile E-invoice

Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa

Tham khảo ( careerbuilder.vn, myxteam.vn, … )