Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho công ty, doanh nghiệp

Tối ưu quy trình làm việc giúp doanh nghiệp tạo ra được nhiều giá trị mới, đạt được mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng.

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là quá trình thực hiện các hoạt động để tạo ra giá trị nội bộ cho mỗi doanh nghiệp. Những hướng dẫn và quy định được đưa ra một cách cụ thể giúp các phòng ban của doanh nghiệp thực hiện công việc theo trật tự nhất định. Nhờ vào đó, doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra từ đầu.

Quy trình làm việc có thể thay đổi và điều chỉnh theo từng giai đoạn nhằm phù hợp với định hướng và mục tiêu chung. Các hoạt động trong quy trình thường bao gồm nghiên cứu và sản xuất sản phẩm, phân phối, hỗ trợ khách hàng, duy trì chuỗi cung ứng, hỗ trợ…

Quy trình làm việc của doanh nghiệp 

Chuẩn hóa quy trình làm việc mang lại nhiều lợi ích

Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp giúp quy trình làm việc giảm thiểu sự lỏng lẻo, đem lại lợi ích thiết thực:

• Cung cấp các thông tin chi tiết theo thời gian thực để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

• Giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch chính xác, dự trù nguồn lực và quy mô công việc.

• Liên tục cập nhật tiến độ dự án để nắm bắt tình hình, hạn chế tình trạng chậm trễ, giảm thiểu rủi ro.

• Tăng sự gắn bó và liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Từ đó nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Nhân viên hiểu rõ vai trò của mình và mục tiêu làm việc.

Hướng dẫn các bước xây dựng quy trình làm việc

Xây dựng quy trình làm việc tối ưu gồm các bước:

Xác định nhu cầu và mục tiêu

Doanh nghiệp cần hiểu rõ mục tiêu để xây dựng quy trình là gì sau đó xác định phạm vi áp dụng quy trình. Doanh nghiệp cần xác định rõ các đối tượng buộc phải tham gia quy trình đã đề ra.

Xác định số bước cần thực hiện

Bước này phụ thuộc vào tính chất công việc cụ thể. quy trình có tính khả thi cao cần dễ phổ biến rộng và có sự chọn lọc. Doanh nghiệp có thể áp dụng công thức 5W-1H-5M vào việc phân tích từng bước.

Giám sát quy trình làm việc

Quá trình xây dựng quy trình làm việc cần được theo dõi một cách kỹ lưỡng. Khi áp dụng vào thực tế nhà quản lý cần xác định những phương pháp cụ thể. Điều này giúp họ kiểm soát được toàn bộ quá trình và đưa ra giải pháp sửa đổi phù hợp.

Để đảm bảo quy trình trơn tru, nhà quản lý cần hiểu rõ các lý thuyết như phương pháp quản trị, tổng quan về chuyển đổi số,… để có khả năng đánh giá mức độ tối ưu của bộ máy vận hành.

Cụ thể, công cụ cần sử dụng để kiểm soát quy trình gồm:

• Đo lường công việc qua công cụ

• Các phương pháp đo lường.

• Thống kê điểm kiểm soát trọng yếu.

• Xác định phương pháp kiểm tra và các yếu tố như các bước thực hiện, tần suất kiểm tra, người thực hiện…

Giá sát quy trình làm việc 

Xác định các điểm kiểm tra thử nghiệm

Kiểm tra thử nghiệm giúp doanh nghiệp xác định hiệu quả của quy trình đã đề ra và có phương án sửa chữa, điều chỉnh. Các yếu tố cầ kiểm tra gồm:

• Công đoạn

• Tài liệu hướng dẫn

• Điểm kiểm soát

• Người kiểm tra

• Tầm suất

• Hồ sơ

• Thiết bị sử dụng…

Mô tả các bước thực hiện quy trình

Đưa ra chi tiết từng bước cần phải làm để hoàn thành công việc. Cùng với đó là những yêu cầu cụ thể đòi hỏi người thực thi phải nắm rõ và hoàn thành đúng. Có nhiều trường hợp trong một vài chuyên ngành đặc thù, cần sự diễn giải phức tạp thì doanh nghiệp thường phát tài liệu riêng cho nhân viên để hướng dẫn.

Hoàn thiện định nghĩa, tài liệu tham khảo và biểu mẫu

Đưa ra định nghĩa chi tiết để giải thích các thuật ngữ chuyên ngành, từ viết tắt trong quy trình làm việc là một bước cần thiết. Cùng với đó cần xác định rõ ràng những biểu mẫu kèm theo để nhân viên khi đọc có thể hiểu chính xác từng bước mình cần làm.